Основни проблеми при написването на оперативен наръчник

За да може един бизнес да се развива успешно като франчайз система, той има нужда от своя пътеводител. Също както Библията води християните към благоденствие,  така и оперативният наръчник води франчайзополучателя към успех. Оперативният наръчник е инструмента, който съдържа в себе си подробна информация за управлението на бизнеса, процедурите за производство и разпространение на стоки и услуги, както и цялото ноу-хау, което е нужно, за да печели добре всеки един франчайзополучател. Написването на един такъв наръчник е нелек процес и непрофесионалният подход често обрича наръчника на неуспех. Представяме ви някои от основните проблеми, които могат да изникнат  по време на изготвянето му и няколко съвета как да се справите с тях.

Написването на оперативен наръчник започва със създаването на структурата на наръчника и определянето на точките от съдържанието. В това се състои и първата трудност – да се изберат такива точки, които да обхващат цялата необходима информация за успешното извършване на операциите в дадения бизнес, без да се включват ненужни детайли. За да избегнете излишната информация в наръчника е добре да се обърнете към професионалист с опит в изготвянето на оперативни наръчници във всякакви браншове и знае какво е необходимо да включва всеки един от тях. Също като при бонджийстване.

За да бъде полезен един наръчник, той трябва да отговаря на въпросите по същество. Целта е тези, които ще го използват, да се ориентират лесно, без да се губят в океан от излишни думи. Обясненията на процедурите трябва да са написани ясно и разбираемо и да описват най-добрите практики във фирмата. Проблем възниква, когато конкретната фирма няма добре систематизирани правила за извършването на различните операции. Пишещият наръчника може да получи хаотична и противоречива информация от различните служители. В такива случаи е трудно да се систематизира и предаде информацията под формата на стъпки за извършване на процедурите.

Важно е да се знае, че систематизирането на работните операции е едно от най-съществените неща за създаването на франчайз система и всеки предприемач трябва да е наясно с това. Затова е важно да се формират работните операции в конкретни стъпки със ясна последователност. Това става най-лесно с помощта на консултант, който би могъл да даде безценни съвети, след като разпита подробно персонала и управителите. След това много по-лесно може да се покрие всяка една конкретна точка.

Самото събиране на информацията се оказва проблем, ако служителите нямат достатъчно време, за да осмислят добре отговорите си. В такъв случай е добре служителите да имат точно определено време, в което да се отдадат изцяло на наръчника. Това е важно, защото подробното описание на оперативния процес скъсява периода на обучение на нови служители. Така, когато опитен служител напусне фирмата, той ще бъде заменен възможно най-бързо.

Ако липсва ясна представа у служителите защо е важно да съдействат и ако мениджърите не са убедени в значимостта на наръчника, срещите за получаване на необходимата информация от тях няма да бъдат оптимално ефективни или пълноценни. За да се избегне това, собственикът на фирмата трябва да обясни предварително важността на наръчника на своите служители и да ги мотивира максимално за съдействие при изготвянето му.

Някои фирми не са разработили добре маркетинговата си дейност или системата за мотивиране на персонала и по време на създаването на наръчника пред ръководството възникват въпроси, на които те тепърва трябва да търсят отговор. Би било добре, ако преди започване на работа по наръчника, мениджърите на компанията се срещнат с експерти, за да се определят силните страни на компанията и ефективността на бизнес операциите и да се намери начин да се „запълнят пукнатините”. По този начин, те ще могат да подобрят бизнеса си от една страна, а от друга – ще имат самочувствието, че действително предлагат изключително ценно ноу-хау на тези, които ще купят бизнеса им.

Накрая, когато цялата информация е събрана, понякога се случва пишещият наръчника да се колебае къде да постави дадено нещо, ако някой от отговорите не съответства на нито една точка от предварително създадения план на съдържанието. Тогава може да се наложи да бъде добавена нова точка.

В друг случай, дадена информация спада към повече от една точка в два различни раздела. Колебанието е дали да бъде изтрита една от двете точки или те да съдържат еднаква информация. В такива случаи по-добрият вариант е да има повтаряща се информация в различните раздели на наръчника, тъй като дадената информация може да бъде разгледана от повече от един ъгъл и да намира приложение в две различни ситуации.

В заключение, съветът ни към вас е да се обръщате към специалисти, когато изготвяте своя оперативен наръчник за франчайзинг, тъй като трудностите за написването му не са никак малко, а ползите от добре свършената работа по наръчника могат да бъдат огромни.